Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD)

Les données que traitent l'agence Book-A-Flat ne sont pas sur la partie publique de notre site, ce qui évite un premier risque d'attaque et de perte de données. Nous stockons les informations sur un serveur dont l'accès, sécurisé, est réservé à quelques personnes en interne. Vous n'avez pas d'accès direct en dehors de nos échanges par courrier électronique (pas de gestion de mot de mot de passe). Nos serveurs sont hébergés en France (Société Nfrance), ce qui limite également les risques.

1. Vos droits et préférences : choix et contrôle

Ce nouveau règlement de l'Union européenne, appelé le Règlement général sur la protection des données, accorde aux personnes certains droits relatifs à leurs données personnelles. En conséquence, nous avons mis en œuvre des mesures de transparence supplémentaires dans nos paramètres de confidentialité, afin d'aider les utilisateurs à bénéficier de ces droits. Sauf limitations posées par la législation applicable, les droits suivants sont accordés tels que disponibles aux personnes :

Droit d'accès : le droit d'être informé et de demander l'accès aux données personnelles que nous traitons ;

Droit de rectification : le droit de nous demander de modifier ou de mettre à jour vos données personnelles lorsqu'elles sont inexactes ou incomplètes ;

Droit d'effacement : le droit de nous demander de supprimer définitivement vos données personnelles

Droit de refus : le droit de refuser à tout moment le traitement de vos données personnelles pour des raisons personnelles ; le droit de refuser le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct

Portabilité des données : le droit de demander une copie de vos données personnelles au format électronique et le droit de transmettre ces données personnelles pour une utilisation par un service tiers ;

2. Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Lorsque vous faites une demande de location ou que vous proposez un bien à la location, nous enregistrons un certains nombres d'informations, celles que vous saisissez dans le formulaire du site.

3. Quelles données personnelles vous concernant collectons-nous sur le site ?

Formulaire "Propriétaire" (mise en location de votre bien) :
nom
prénom
email
téléphone
adresse de votre bien
type de bien (studio, 1 chambre...)

Formulaire de demande de réservation (location) :
nom
prénom
email
téléphone
situation professionnelle
préférence de location (prix, surface, quartier)

4. Quelles données personnelles vous concernant collectons-nous lors d'échanges par mail

Les données personnelles collectées des Locataires en fonction de leur statut sont les suivantes :

Etudiant / stagiaire :
- Copie de la pièce d'identité (R/V) ou du passeport en cours de validité.
- Copie du visa ou titre de séjour en cours de validité si étudiant étranger.
- Copie de l'attestation de scolarité ou confirmation d'inscription
- Copie de la convention de stage.
- Copie des trois dernières quittances de loyer.
- RIB.

Salarié :
- Copie de la pièce d'identité (R/V) ou du passeport, en cours de validité + copie du visa ou titre de séjour, en cours de validité si salarié étranger.
- Attestation de moins de 3 mois de l'employeur ou copie du contrat de travail si nouvellement embauché.
- Copie des bulletins de salaire des 3 derniers mois.
- Copie des 4 pages des deux derniers avis d'imposition sur les revenus.
- Copie de la dernière taxe foncière ou le 3 dernières quittances de loyer.
- RIB.

Retraité : - Copie de la pièce d'identité (R/V) ou du passeport en cours de validité.
- Copie de l'attestation de pension de retraite de l'année en cours.
- Copie des 4 pages des deux derniers avis d'imposition sur les revenus.
- Copie de la dernière taxe foncière ou les 3 dernières quittances de loyer.
- RIB.

Profession Libérale :
- Copie de la pièce d'identité (R/V) ou du passeport en cours de validité.
- Copie des 4 pages des deux derniers avis d'imposition sur les revenus.
- Copie du Kbis de moins de 3 mois ou équivalent ou carte professionnelle.
- Copie de la dernière taxe foncière ou les 3 dernières quittances.
- RIB.

Société :
- Copie de moins de 3 mois du Kbis.
- Copie de la pièce d'identité du signataire en cours de validité. (si cette personne n'est pas sur le kbis, s'ajoute la procuration et la pièce d'identité du donneur du pouvoir qui figure sur le Kbis).
- Copie de la pièce d'identité (R/V) de l'occupant ou du passeport en cours de validité + copie du visa ou titre de séjour en cours de validité si salarié étranger.
- Copie de l'attestation de mission de l'employeur.
- Copie de la liasse fiscale sur laquelle sont mentionnées N et N-1.
- Position du signataire dans l'entreprise.
- RIB de la société

Les données personnelles des propriétaires collectées sont les suivantes :
- Diagnostics du bien loué : le DPE (Diagnostic des Performances Energétiques, l'ESRIS (Etat des Servitudes Risques et d'Information sur les Sols), le CREP (Constat des Risques d'Exposition au Plomb).
- Relevé d'identité bancaire (RIB)
- Inventaire du mobilier du bien loué
- Justificatif de propriété : une copie de l'acte de vente ou de la taxe foncière du bien loué
- Copie de la pièce d'identité du propriétaire.

5.Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Transmission des données personnelles du locataire au propriétaire pour acceptation du dossier locataire.
Utilisation des données personnelles du locataire et du propriétaire pour la rédaction des contrats de location.
Transmission des données personnelles du propriétaire et de son bien à louer au locataire pour information, signature du contrat de location et virement des sommes dues par le locataires.

6. Conservation et suppression des données ?

Nous conservons vos données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour la gestion de dossiers de location et à des fins légitimes et commerciales essentielles, telles que le maintien d'un service performant et rapide, la prise de décisions commerciales basée sur les données concernant les nouvelles annonces, la conformité avec nos obligations légales et la résolution des différends.
Sur votre demande, nous supprimerons ou rendrons anonymes vos données personnelles afin que vous ne puissiez plus être identifié, à moins que la loi ne nous autorise ou nous contraigne à conserver certaines données personnelles, notamment dans les situations suivantes :
S'il existe un problème non résolu concernant votre dossier, comme un impayé ou une réclamation ou un litige non résolu, nous conserverons les données personnelles nécessaires jusqu'à ce que le problème soit résolu ;
Si nous sommes tenus de conserver les données personnelles du fait d'obligations professionnelles, juridiques, fiscales, d'audit et de comptabilité, nous conserverons les données personnelles nécessaires pendant la période exigée par la loi applicable ; et/ou Si ces données sont requises pour nos intérêts commerciaux légitimes, tels que la prévention des fraudes ou la sécurité de nos clients.

7. Qu'est-ce qui ne changera pas ?

Ce qui n'a pas changé, c'est l'engagement continu de Book-A-Flat à assurer la confidentialité et la sécurité de nos utilisateurs. Depuis 10 ans, la confidentialité et la sécurité des données personnelles de nos utilisateurs sont une priorité, aucune fuite n'a été détectée sur nos serveurs, localisés en France.

5. Hébergeur du site

Siège social : 9 rue Ritay 31000 Toulouse
Siret 425 052 941 00019 - NAF 6311Z
TVA Intracommunautaire : FR36 425 052 941
Numéro d'enregistrement CNIL : 1014998
Les traitements des données réalisés par NFrance restent strictement associés à son rôle d'hébergeur et d'infogéreur.
L'ensemble du personnel de NFrance susceptible d'accéder aux données clients sont soumis à des règles internes de sécurité et de confidentialité.
Garanti d'un haut niveau de sécurité

6. Le garant de la sécurité de vos données : le responsable de la protection des données (RPD)

Pour assurer cette mise en conformité au RGPD, Book-A-Flat a nommé un responsable de la protection des données (RPD) : Stanislas Coûteaux.
Son rôle consiste à :
- Informer et conseiller ses clients et ses partenaires ainsi que la direction, les équipes techniques et les autres services internes de Book-A-Flat afin d'assurer des traitements de données à caractère personnel conformes au RGPD
- Contrôler le respect du RGPD.
- Conseiller Book-A-Flat sur le besoin éventuel de réaliser une analyse d'impact et s'assurer de la prise en compte des mesures jugées nécessaires.
- Etre le point de contact privilégié sur tout élément en rapport avec le RGPD que ceux-ci émanent de clients Book-A-Flat ou d'instances comme la CNIL
- Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre responsable des données personnelles : stanislas@book-a-flat.com