Guide complet pour constituer un bon dossier de candidature de location

Il faut être motivé pour trouver un logement à Paris ! Sans compter que les propriétaires parisiens sont exigeants et que les logements sont de moins en moins nombreux sur le marché. Ainsi, il faut mettre toutes les chances de son côté pour dénicher la perle rare et obtenir un contrat de location hautement convoité.

C’est là que le dossier de candidature intervient. Pour louer un appartement à Paris, les candidats doivent fournir un ensemble de documents à l’agence immobilière et au futur propriétaire. Ce dossier ne constitue pas qu’une simple formalité administrative : il représente le candidat et son projet.Plus le dossier est solide, plus le candidat augmente ses chances d’obtenir une location.

Comme son titre l’indique, cet article est dédié à accompagner les locataires dans la constitution de leur dossier de location. C’est parti !

Mettez-vous à la place du propriétaire !

C’est la première étape de la démarche et sûrement la plus importante : si vous étiez dans la peau d’un propriétaire, quelles garanties souhaiteriez-vous avoir pour accepter de confier votre bien à un parfait inconnu ?

Cette simple mise en question permet de comprendre immédiatement que le propriétaire a besoin d’être rassuré et qu’il a besoin de vous connaître pour vous accorder sa confiance. Autrement dit, vous devez vous démarquer.

Présentez-vous et votre projet

Qui êtes-vous ? Quelle est votre situation professionnelle ? Cette présentation, aussi banale qu’elle puisse paraître, constitue votre première approche. Le propriétaire peut alors déterminer le type de candidat que vous êtes ainsi que vos intentions vis-à-vis de l’appartement.

Lorsqu’un propriétaire passe par une agence immobilière comme Book-A-Flat, ce sont les portfolios managers qui découvrent votre profil en premier (par mail ou par téléphone). Votre présentation doit impérativement être claire et précise pour qu’elle soit correctement transmise au propriétaire. Voici une liste d’éléments utiles pour vous guider dans votre présentation :

• Nom et prénom
• Dates de location exactes souhaitées (début/fin)
• Votre situation personnelle et professionnelle
• Nombre d’occupants (célibataire, couple, famille ou colocation)
• Statut (salarié, étudiant, profession libérale...)
• Garant éventuel (notamment si vos revenus sont inférieurs à 3 fois le montant du loyer)
• Autres informations susceptibles d’accélérer la suite du processus de candidature (nationalité, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique...)

Le dossier de candidature idéal

Une fois votre présentation terminée, vous pouvez anticiper la suite du processus de location en constituant votre dossier de candidature, de préférence en un seul document pour une présentation claire. La structure du dossier est généralement toujours la même mais elle peut varier en fonction des exigences du propriétaire. Chez Book-A-Flat, le candidat doit être en mesure de fournir les documents suivants :

1. Une pièce d’identité (en cours de validité)

• Carte Nationale d’Identité (CNI)
• ou passeport
• ou titre de séjour

2. Des documents sur votre solvabilité en tant que locataire du logement

• 3 derniers bulletins de salaire (le candidat doit gagner 3 fois en net avant impôt le montant du loyer)
• 2 derniers avis d’imposition (l’avis complet, pas seulement la première page)
• Attestation de travail (indiquant votre salaire mensuel, votre ancienneté et surtout que vous n’êtes pas en période d’essai)

3. Tout autre document susceptible de consolider votre dossier

• Avis de taxes foncières
• Quittances de loyer
• Lettre de recommandation (de votre ancien bailleur par exemple pour attester de votre bon comportement en tant que locataire)
• Lettre de motivation/CV
• Justificatif de domicile (preuve de votre adresse actuelle, telle qu’une facture d’électricité, de gaz, d’eau ou de téléphone, datant de moins de 3 mois)

Dans le cas où le candidat n’exerce pas une activité professionnelle, il doit être en mesure de justifier son statut. Pour les étudiants, un certificat de scolarité à jour sera obligatoirement demandé.

A noter que les couples mariés et pacsés peuvent bien entendu cumuler leurs revenus nets avant impôt. Autrement dit, ce sont les revenus globaux du foyer fiscal qui comptent. A l’inverse, les couples non mariés ou pacsés sont considérés comme des colocataires et doivent gagner trois fois le montant net avant impôt du loyer individuellement ou demander l’aide d’un garant.

Besoin d’un garant ?

1. Pourquoi avoir un garant ?

Il existe des situations où le candidat a besoin d’un garant car il est :

• Un étudiant : il ne touche donc aucun revenu
• Un employé ou des colocataires qui, individuellement, ne gagnent pas 3 fois en net avant impôt le montant du loyer demandé
• Un employé en période d’essai : les propriétaires donnent rarement un retour favorable à ce type de candidat qui ne peut pas offrir l’assurance financière requise

2. Le garant physique

Intervient alors le garant physique. Ce dernier est généralement un membre de la famille du candidat (parents, conjoint, frère, sœur...). En termes de documents, le garant physique doit fournir les mêmes documents que ceux présentés ci-dessus, à savoir : pièce d’identité, documents sur la solvabilité et autres documents si pertinents.

Les propriétaires parisiens sont plutôt favorables aux garants physiques mais le sont moins lorsque ces derniers sont basés à l’étranger. Il existe deux raisons valables qui expliquent cette spécificité, qui sont :

3. Garantme

Pas de panique ! En effet, les candidats (étrangers surtout) peuvent se tourner vers des solutions fiables et sécurisées comme Garantme.

Garantme est une société qui se porte garante pour le locataire en cas d’impayés. Les agences immobilières telles que Book-A-Flat qui recommandent Garantme ont une expérience positive avec ce service qui est appréciée par les propriétaires car les démarches sont simples et rapides. De plus, la société est facilement joignable en cas d’impayés.

Comment ça marche ? La demande se fait en ligne sur le site internet de Garantme. Un demandeur doit fournir une pièce d’identité, des justificatifs académiques ou professionnels, et des preuves de revenus. Il obtient alors un certificat d’Éligibilité provisoire qu’il doit inclure dans son dossier de candidature. Ce certificat remplace entre autres l’acte de cautionnement d’un garant physique. Une fois l’accord donné par le propriétaire et la signature du bail engagée, le candidat peut alors retourner sur le site internet de Garantme et procéder au paiement sécurisé des frais. La garantie Garantme peut couvrir jusqu’à 96 000€ d’impayés durant toute la durée du bail et elle coûte 4,5% du loyer mensuel...

A noter que Garantme couvre uniquement les impayés et aucunement les dégâts causés dans le logement (dégâts des eaux...).

Aperçu d’un certificat d’Éligibilité Garantme provisoire (version courte)

4. Visale

Il existe d’autres solutions comme Visale. Ce dispositif offre une couverture de loyer gratuite aux étudiants, alternants et jeunes travailleurs âgés de 18 à 30 ans cherchant un logement à Paris ou en France métropolitaine.

Il y a cependant des conditions relatives au loyer. Les demandeurs sans revenus ne peuvent pas souscrire au dispositif Visale si le loyer dépasse 800 euros en région parisienne et 600 euros en dehors de la région parisienne. Les demandeurs ayant des revenus peuvent uniquement souscrire au dispositif Visale à condition que le loyer n’excède pas la moitié de ses revenus. Les demandes pour la colocation sont individuelles.

Les documents requis sont du même ordre que pour une demande de certificat d’Éligibilité Garantme (pièce d’identité, justificatifs académiques ou professionnels, preuves de revenus). La garantie Visale est valable pendant 6 mois pour les étudiants et les alternants. La garantie Visale est cumulable avec diverses aides financières, mais elle ne couvre pas le dépôt de garantie ni n’oblige les propriétaires à l’accepter.

Cas d’un bail société

Quand une société est locataire de l’appartement, on parle de bail société. Les baux société sont de plus en plus populaires, notamment grâce à leur gage d’assurance et de fiabilité. Voici la liste des documents à fournir dans le cadre d’un bail société :

• KBIS de la société (pour les sociétés étrangères, un certificat officiel d’inscription au registre du commerce)
• Passeport de l’occupant et du signataire présent sur le KBIS (si les interlocuteurs sont différents)
• Procuration (pour le représentant de la société qui signe le bail lorsque le signataire n’est pas inscrit au KBIS)
• Lettre de l’employeur (indiquant la mission du salarié en France)
• 2 derniers bilans ou liasse fiscale afin d’analyser l’assise et la santé financière de l’entreprise
• RIB de la société

A noter qu’un garant peut être demandé si toutes les conditions ne sont pas remplies. Vous pouvez également consulter notre article sur la location d’un logement de fonction à Paris pour plus d’informations sur le bail société.

Enfin, prêtez attention à la manière dont vous présentez votre dossier ! Ce dernier est à communiquer sous format numérique et vous pouvez gagner des points si les documents sont présentés dans un ordre cohérent. Nous vous recommandons par ailleurs de favoriser un format PDF qui est facilement transmissible au propriétaire.

Les types de baux

Last but not least, il est essentiel d’identifier les différents types de baux que vous signerez.

1. Résidence Principale

Le bail en résidence principale est le type de contrat de location le plus couramment signé. Il est idéal pour toute personne cherchant à louer un appartement pour en faire sa résidence permanente pendant une période définie.

Les baux en résidence principale sont encadrés par la loi Alur qui vise à garantir une grande transparence et qui établit les limites en termes de frais d’agence. Conformément à ces dispositions, les agences immobilières sont tenues d’appliquer un tarif fixe de 12€ par mètre carré à payer par le locataire. Par exemple, si Book-A-Flat loue un appartement de 40m² à 1500€ TTC, les honoraires d’agence payés par le locataire s’élèveraient à 40x12 = 480€ TTC.

2. Résidence Secondaire

Le bail en résidence secondaire correspond à la location d’une résidence en plus de sa résidence principale. Les logements loués sont considérés alors comme des pieds à terre. Ce type d’appartements est demandé notamment par des professionnels qui font des voyages d’affaires de manière récurrente dans une zone géographique ciblée.

3. Bail Société

Le bail société est le type de contrat qui monte en popularité sur le marché locatif. En effet, de plus en plus d’entreprises cherchent à louer des logements au nom de leur enseigne dans le cadre d’un usage exclusif à l’entreprise ou pour ses employés.

Vous pouvez consulter notre baromètre du premier semestre 2023 qui mentionne la montée en force des baux sociétés.

4. Et les propriétaires dans tout ça ?

La grande majorité des propriétaires acceptent les trois types de baux. Cependant, certains propriétaires acceptent uniquement les baux en code civil, c’est-à-dire la résidence secondaire et les baux sociétés. Cette prise de position s’explique de la manière suivante :

• Les honoraires de location propriétaires sont beaucoup moins chers que les honoraires locataires en code civil qu’en résidence principale.
• Les clauses des contrats en code civil sont plus flexibles que les contrats en résidence principale.
• L’encadrement des loyers (régis par la loi Alur) n’est pas applicable sur les logements en code civil.

Faisons le point. Pour louer un appartement à Paris, nous vous recommandons de concentrer vos efforts dans la préparation d’une présentation et la constitution d’un dossier complet. Assurez-vous également de communiquer un numéro de téléphone via lequel vous êtes facilement joignable car une fois votre dossier envoyé, vous devez être réactif pour anticiper la suite des évènements (signature du contrat de bail, règlement des frais d’agence, du loyer, du dépôt de garantie et des frais Garantme si souscription, acquisition d’un contrat d’assurance habitation, etc.). Pour les étrangers, WhatsApp sera votre meilleur allié pour faciliter les échanges !

Article publié le 01/09/2023, rédigé par Alexandre Couronne